עבודה מקוונת

את קובץ מערכת השעות שעימו עובדים ניתן לשמור לא רק מקומית על המחשב האישי, אלא גם בכונן ענן באינטרנט. כאשר הקובץ נמצא בענן, כמה משתמשים יכולים לפתוח אותו בו זמנית ולעבוד איתו בצורה מסונכרנת. כאשר אחד המשתמשים שומר את השינויים שלו, שאר המשתמשים יכולים לראות את השינויים הללו בצורה מיידית, כל אחד מהמחשב שלו.

באיזה כונן ענן ניתן להשתמש?

ישנם שני כונני ענן נפוצים: Google Drive ו-OneDrive. ניתן להשתמש בכל אחד מהם. העיקרון הוא פשוט: מתקינים את כונן הענן על כל אחד מהמחשבים ומגדירים אותו לכתובת דוא"ל משותפת (כתובת דואר אלקטרוני בית ספרית למשל). אז שומרים את קובץ מערכת השעות בתיקייה של כונן הענן (כונן הענן יוצר תיקייה מיוחדת על המחשב שבה שמורים הקבצים המסונכרנים). ברגע שהקובץ נשמר בתיקיית הענן הזאת על-ידי משתמש אחד, שאר המשתמשים יראו אותו בתיקיית הענן של המחשב שלהם גם כן ויוכלו לפתוח אותו.

כיצד להתקין את כונן הענן?

אם כן, השלב הראשון הוא להתקין את כונן הענן על כל אחד מהמחשבים. להלן הוראות ההתקנה של כל אחד מכונני הענן:

• הוראות התקנה של OneDrive
• הוראות התקנה של Google Drive

כיצד לשמור את הקובץ על כונן הענן?

לאחר שכונן הענן הותקן על המחשב, תיווצר תיקיית ענן על המחשב שלכם, שבתוכה נשמור את קובץ המערכת. למעשה כל קובץ שנשמר בתיקייה הזו מועלה אוטומטית לענן ואז מגיע גם לשאר המשתמשים של כונן הענן השיתופי.

• על מנת ליצור קובץ חדש בענן, יש לבחור בתפריט קובץ באפשרות חדש. בחלון שייפתח יש לבחור את תיקיית הענן בצד שמאל של החלון ולהקליד את שם הקובץ החדש.
• על מנת לשמור קובץ קיים בענן, יש לפתוח אותו תחילה ואז לבחור בתפריט קובץ באפשרות שמירה בשם. בחלון שייפתח יש לבחור את תיקיית הענן בצד שמאל של החלון וללחוץ על שמירה.

כיצד לפתוח קובץ מהענן?

לאחר שהקובץ כבר נשמר בענן על-ידי אחד המשתמשים, יש לפתוח אותו מהענן על שאר המחשבים. לשם כך, יש לבחור בתפריט קובץ באפשרות פתיחה, ללחוץ על תיקיית הענן בצד שמאל של חלון הפתיחה ולבחור את הקובץ.

לאחר הפתיחה הראשונה של הקובץ מהענן, הוא יתווסף לרשימת הקבצים שנפתחו לאחרונה בחלון הראשי של התוכנה, כך שתוכלו לפתוח אותו מאותו רגע ואילך פשוט על-ידי לחיצה עליו בחלון הראשי לאחר הפעלת התוכנה. שימו לב שליד השמות של הקבצים השמורים בכונן ענן יופיע אייקון של מערכת עם ענן:

מה קורה כאשר אחד המשתמשים עורך שינויים בקובץ משותף?

כאשר משתמש כלשהו עורך את הקובץ ושומר אותו, כונן הענן מעלה את הקובץ אוטומטית לענן, ואז משדר אותו מיידית לכל שאר המשתמשים שמחוברים לאותו כונן ענן. שאר המשתמשים מקבלים מיידית התרעה על כך שהקובץ התעדכן:

לאחר הלחיצה על טען מחדש התוכנה תציג את תוכן הקובץ המעודכן.

חזרה לעמוד הבית