עבודה מקוונת

את קובץ מערכת השעות שעימו עובדים ניתן לשתף עם מחשבים אחרים דרך האינטרנט. לאחר שיתוף הקובץ, הקובץ מקבל קוד שיתוף ייחודי והוא מועלה לענן (אך ממשיך להיות שמור גם במחשב בצורה מקומית). בעזרת קוד השיתוף הזה ניתן לפתוח את אותו הקובץ במחשבים האחרים. כל המחשבים שעובדים עם הקובץ המשותף מסתנכרנים ביניהם בצורה אוטומטית: לאחר שנעשים שינויים בקובץ באחד המחשבים, והקובץ נשמר, הוא מתעדכן אוטומטית על כל המחשבים המשותפים.

כיצד לשתף את הקובץ בפעם הראשונה?

לאחר שפתחתם קובץ קיים או קובץ חדש, יש לבחור בתפריט קובץ באפשרות שיתוף. כעת ייפתח החלון הבא:

בחלון הנ"ל, לחצו על הקישור "לחצו כאן לשיתוף הקובץ". בהנחה שמחשבכם מחובר לאינטרנט, הקובץ שלכם ישותף דרך האינטרנט ויוצג בפניכם קוד השיתוף שלו:

שימו לב שפעולת שיתוף זו הינה חד פעמית, ואין צורך לבצע אותה שוב. הדבר החשוב הוא שתרשמו בפניכם את קוד השיתוף של הקובץ מאחר והוא ישמש אתכם על מנת לפתוח את הקובץ במחשבים האחרים.

כיצד לפתוח את הקובץ על מחשב אחר בפעם הראשונה?

כדי לפתוח את הקובץ בפעם הראשונה על אחד המחשבים האחרים, הפעילו את התוכנה על המחשב האחר ובמסך הראשי של התוכנה בחרו בתפריט קובץ באפשרות שיתוף. זהו החלון שייפתח:

בחלון הנ"ל הקלידו את קוד השיתוף של הקובץ שלכם ולחצו על אישור. כעת הקובץ יתווסף לרשימת הקבצים בצד ימין של החלון הראשי של התוכנה ותוכלו לפתוח אותו תמיד על ידי לחיצה עליו עם העכבר (לא צריך יהיה יותר לבצע את פעולת הקלדת קוד השיתוף עבור קובץ זה).

הערה: אם ברצונכם לפתוח את הקובץ על מחשב זה לקריאה בלבד כך שאי אפשר יהיה לעשות בו שינויים, סמנו וי בתיבה "תצוגה בלבד" אשר בתחתית החלון הנ"ל. סימון זה יגרום לקובץ תמיד להיפתח לקריאה בלבד על מחשב זה.

מה קורה כאשר אחד המשתמשים עורך שינויים בקובץ משותף?

כאשר משתמש של קובץ משותף עושה שינוי כלשהו בקובץ (כגון שיבוץ במערכת, שינוי של איזשהו נתון בקובץ וכו'), הוא למעשה נועל אותו. ברגע שהקובץ נעול על ידי אחד המשתמשים, כל משתמש אחר שינסה לבצע שינוי כלשהו בקובץ יקבל הודעה על כך שהקובץ כבר נעול ועליו להמתין לכך שהמשתמש שנעל את הקובץ יבצע שמירה של הקובץ:

ברגע שהמשתמש שנעל את הקובץ שומר את הקובץ, שאר המשתמשים שעובדים עם הקובץ באותו הזמן יקבלו מיידית התראה על כך שהקובץ התעדכן:

לאחר הלחיצה על טען מחדש התוכנה תציג את תוכן הקובץ המעודכן.

האם חובה להיות מחוברים לאינטרנט בעת העבודה על קובץ משותף?

לא חובה להיות מחוברים לאינטרנט בזמן העבודה עם קובץ כלשהו - גם אם זהו קובץ משותף. אם למשל האינטרנט התנתק לפני הפעלת התוכנה או במהלך העבודה, עדיין תוכלו לפתוח את הקובץ, לעבוד איתו ולשמור אותו - מאחר והוא תמיד שמור אצלכם מקומית על המחשב. הדבר היחיד שלא תוכלו לעשות הוא להעלות אותו לאינטרנט, וכמובן ששאר המשתמשים לא יוכלו לראות את השינויים שעשיתם עד שתתחברו שוב לאינטרנט ותבצעו שמירה.

חזרה לעמוד הבית